Sletning af data
Under GDPR har registrerede ret til at få slettet deres data (art. 17). Tavly understøtter dette direkte fra admin-panelet.
Arkivér er standard, Slet helt er til GDPR
Som standard arkiverer I en kontakt i stedet for at slette den. Arkiverede kontakter ligger i fanen Arkiverede (afviste), og de aktiveres igen, hvis familien tilmelder sig igen med samme mail.
Beder en familie selv om at blive slettet (art. 17), så:
- Gå til CRM > Kontakter, og åbn kontaktens profil eller find den i listen
- Klik Arkivér
- Vælg Slet helt nederst i vinduet, og skriv SLET for at bekræfte
Vil familien have en kopi først, så brug Eksportér data (GDPR) i samme vindue.
Hvad slettes?
Når I sletter helt, fjernes alt om personen for altid:
- Alle stamdata (navn, email, telefon, adresse) og tilmelderen og forældrene
- Tilmeldinger knyttet til kontakten
- Noter, tags og custom felt-værdier
- Kommunikationslog og mailloggen over sendte emails
- Opgaver, dokumenter, betalinger og henvendelser
- Samtykke-log og historik på kontakten
- Systemloggens rækker om kontakten (id, fejlede mails og IP-adresser)
Hvad bevares?
- Ét anonymt tal — året kontakten blev oprettet, året den blev slettet, kilde og status. Der er hverken navn, mail, telefon, fritekst, kode eller tidspunkt. Tallet kan ikke føres tilbage til personen og vises ingen steder. Det bruges kun til, at årsrapportens tal ikke falder.
- En logline — At en kontakt blev slettet (kun id, som ikke peger på noget mere).
Mailudbyderen og databasens sikkerhedskopier har deres egne opbevaringsfrister, som Tavly ikke styrer.
Automatisk sletning
Tavly kører en automatisk oprydning (GDPR cleanup) der sletter kontaktdata efter den konfigurerede opbevaringsperiode.
Tip: Vent ikke med sletning til nogen beder om det. Gennemgå jævnligt kontakter der ikke længere er relevante (f.eks. afviste kontakter fra tidligere år) og slet dem proaktivt.
Kan sletning fortrydes?
Nej. Sletning er permanent og kan ikke fortrydes. Sørg for at eksportere data først hvis I har brug for det.