Tilmeldinger

Tilmeldinger viser alle registreringer til jeres arrangementer.

Se tilmeldinger

  1. Gå til CRM > Tilmeldinger
  2. Se listen over alle tilmeldinger med navn, arrangement og status

I kolonnen Klassetrin står skoleåret under årgangen, og i kolonnen Arrangement står dato og klokkeslæt under navnet. Kolonnen Tilmeldt viser både dagen og klokkeslættet for hvornår tilmeldingen kom ind.

Har en tilmelding en besked med, står der et lille taleboble-ikon ved elevens navn. Hold musen over det, eller klik på det, for at læse beskeden. Klik igen eller tryk Escape for at lukke den.

Søg

Søgefeltet øverst finder både elevens navn, forælderens navn og forælderens email. Store og små bogstaver er ligegyldige.

Filtrer

Filterkortet har to linjer. Øverst står søgefeltet med knapperne Opret tilmelding og Eksportér til Excel. Nedenunder står de fire filtre med Nulstil filtre i enden.

Listen opdaterer sig selv. I skal ikke trykke på noget: skriver I i søgefeltet, opdaterer listen sig efter et øjeblik, og sætter I et flueben, sker det med det samme.

I kan vælge flere ting i hvert filter. Klik på et filter, og sæt flueben ved dem I vil se. Vælger I både “Bekræftet” og “Deltaget”, får I begge dele. Vælger I noget i to forskellige filtre, skal begge passe: “Bekræftet eller Deltaget” og “9. årgang”.

Adressen i browseren følger med, så I kan gemme et bogmærke til en bestemt liste eller sende linket til en kollega.

  • Arrangement — Vælg et specifikt event for at se dets tilmeldte. Hvert valg viser både dato og klokkeslæt, så to besøgsdage samme dag ikke ligner hinanden
  • Status — Filtrer på tilmeldingsstatus
  • Skoleår og Årgang — Filtrer på elevens oplysninger

Genvej: Under Indhold > Arrangementer har hvert arrangement en knap Tilmeldinger. Den åbner denne side med det rigtige arrangement allerede valgt.

Klokkeslættet står også under datoen i listen, så I kan se hvilken af dagens to besøgsdage en tilmelding hører til.

Hent listen til Excel

Knappen Eksportér til Excel øverst til højre henter en .xlsx-fil I kan åbne direkte.

Filen indeholder præcis de tilmeldinger der står på skærmen. Har I filtreret på ét arrangement, får I kun dem, og har I valgt flere statusser, får I dem alle. Vil I have hele listen, så tryk Nulstil filtre først.

Kolonner: elevens navn, klassetrin, linje, skoleår, relation, kontaktperson, email, telefon, arrangement, dato, tidspunkt, antal personer, status, tilmeldt dato, tilmeldt klokkeslæt og besked.

Bemærk: Filen indeholder personoplysninger. Slet den når I er færdige med den, og send den ikke videre uden grund.

Statusser

Hver tilmelding har en status:

  • Tilmeldt — Personen har tilmeldt sig
  • Bekræftet — Tilmeldingen er bekræftet (f.eks. via email)
  • Deltaget — Personen mødte op
  • Aflyst — Tilmeldingen er aflyst
  • Udeblevet — Personen mødte ikke op

Fremmøde på dagen

Fra dagen for arrangementet står der et flueben Mødt op under status i hver række. Sæt fluebenet, når familien kommer, så skifter status til Deltaget. Fjerner I fluebenet igen, står tilmeldingen som ikke krydset af.

Filtrér listen til ét arrangement, så står der øverst, hvor mange der er mødt op, og hvor mange der ikke er krydset af endnu. Når dagen er slut, trykker I Resten udeblev. Så får alle, der ikke er krydset af, status Udeblevet. Aflyste tilmeldinger bliver ikke rørt.

Fremmødet sender ingen mail. Det står i kontaktens log med dato og hvem der krydsede af.

Slet en tilmelding

Tryk Slet ved siden af Vis i rækken, og bekræft. Tilmeldingen forsvinder fra listen, men kontakten bliver i CRM, og planlagte påmindelser til tilmeldingen sendes ikke. Sletningen kan ikke fortrydes. Vil I hellere gemme at nogen har meldt fra, så sæt status til Aflyst i stedet.

Automatisk oprettelse

Tilmeldinger oprettes automatisk når nogen:

  1. Udfylder tilmeldingsformularen på arrangementets side
  2. Kontakten oprettes/opdateres i CRM
  3. Tilmeldingen kobles til det relevante arrangement

Klassetrin og linjefag

Tilmeldingsformularen beder eleven om at vælge:

  1. Klassetrin — 9. klasse eller 10. klasse
  2. Ønsket linje — Filtreres automatisk baseret på klassetrin. Linjefag der ikke tilbydes for det valgte klassetrin vises greyed out med en forklaring
  3. Skoleår — Hvilket skoleår eleven søger ind på

Disse oplysninger gemmes på kontakten og er synlige i kontaktprofilen og pipeline.

Tip: Efter et arrangement, gennemgå tilmeldingslisten og markér deltagere. Det giver jer bedre data til rapporter og opfølgning.